USCIS 文件翻译指南

为美国公民及移民服务局 (USCIS) 申请翻译文件可能会让人感到望而生畏，但这归结为一个简单的原则：他们需要一份完整、准确的原始文件英文版本，并附有翻译人员的签名声明。这不仅仅是文书工作；这是一份正式声明，证明翻译真实准确，而正确处理这一点对于避免延误甚至彻底拒绝至关重要。

USCIS 对您的翻译文件的实际要求

在处理 USCIS 事务时，每一个细节都至关重要。他们对翻译文件的规定非常严格，原因充分——他们试图防止欺诈并确保每份申请都得到一致的审查。如果您从一开始就了解他们的要求，就可以提交一份顺利通过的申请。

最大的混淆点之一是“认证翻译”一词。USCIS 没有政府批准的官方翻译人员列表。他们实际要求的是翻译人员提供的认证声明。这是一个微妙但非常重要的区别。

为了让您快速了解，以下是核心要求概述。

USCIS 翻译要求一览

下表详细说明了 USCIS 对您提交的每份翻译文件所需的所有内容。满足这些标准是顺利申请过程的必备条件。

要求	含义	重要性
完整翻译	整个文件必须翻译，包括所有印章、封条和签名。	即使遗漏一个小细节也可能导致补件通知 (RFE)，从而延误您的案件。
认证声明	翻译人员签署的信函，证明其能力和翻译的准确性。	这使翻译人员承担责任，并向 USCIS 保证文件的完整性。
原始文件副本	必须包含原始外语文件的复印件。	这允许官员将翻译与原始文件进行比较，核实其完整性。
合格翻译人员	翻译人员必须精通英语和源语言。	不准确的翻译可能歪曲事实，危及您的申请。

正确处理这四个要素是成功提交申请的基础。它向审查官员表明您已认真谨慎地准备了案件。

谁可以实际翻译和认证？

这里有个好消息：翻译人员不需要特殊许可证或政府认证。他们只需要合格——这意味着他们精通两种语言，足以提供准确的逐字翻译。

这就是人们经常考虑请双语朋友或家人帮忙的地方。虽然这看起来是一个简单的解决方案，但它是一个冒险的举动。USCIS 可能会认为亲属的翻译存在偏见，这可能会立即引起警觉并触发补件通知 (RFE)。最安全的选择始终是使用客观的第三方，无论是专业的自由译者还是信誉良好的服务机构。您可以通过我们的USCIS 专业文件翻译服务指南了解更多关于如何找到合适帮助的信息。

关键要点： USCIS 不太关心翻译人员是谁，而更关心他们工作的质量和认证。那份签名信是他们对准确性的郑重声明，将翻译的完整性责任归于他们。

严格规定背后的“原因”

USCIS 处理的申请量惊人。举例来说，仅在 2025 财年第一季度，该机构就收到了超过 269,000 份新的 I-130 亲属移民申请。待处理案件的总积压量在 2025 年已激增至创纪录的 1130 万，造成了一个高压环境，容不得任何歧义。

面对如此庞大的案件量，USCIS 需要坚定不移的标准。要求认证、完整且格式正确的翻译，使他们的官员能够高效公平地评估每个案件。这些规定旨在为所有人创造一个公平的竞争环境。

当然，翻译只是一个更大谜题的一部分。例如，一份在美工作的加拿大人指南可以提供有关签证和税收的关键信息，显示所有这些移民步骤是如何相互关联的。

归根结底，从一开始就遵循翻译规则，不仅仅是打勾。它能防止不必要的延误，并向审查官员传达一个明确的信息：您的申请可靠、可信，并已准备好获得批准。

如何撰写一份完美的 USCIS 认证信函

当您向 USCIS 提交翻译文件时，认证信函至关重要。我见过无数次：这份单页文件上的一个简单错误——一个缺失的日期、一个遗忘的签名，或者含糊不清的措辞——都可能触发可怕的补件通知 (RFE)。那一个小小的失误就能让您的整个申请停滞数周，有时甚至数月。

正确撰写这封信是您避免不必要延误的最佳保险。

将认证视为一份宣誓声明。翻译人员正在正式向联邦机构声明：“我精通这两种语言，并证明此翻译是原始文件完整准确的反映。”这是对质量和责任的承诺，USCIS 对此非常重视。

整个过程归结为三个简单的阶段：您从原始文件开始，创建英文翻译，然后通过认证完成交易。

这个工作流程表明认证不仅仅是事后补充。它是验证移民官员审查您文件所有工作的最终官方步骤。

USCIS 认证的基本组成部分

虽然 USCIS 没有提供官方模板，但他们非常清楚这封信必须包含什么。一份合规的认证需要四个关键要素才能被视为有效。如果缺少其中任何一个，您几乎就是在自找拒绝。

以下是他们正在寻找的确切内容：

• 翻译人员能力声明： 翻译人员必须明确声明他们精通英语和源语言（例如，西班牙语、普通话等）。
• 准确性声明： 明确的句子确认翻译在他们所知和能力范围内是完整和准确的。
• 翻译文件的识别： 信函必须命名具体的文件。例如，“Jane Doe 的出生证明”或“John Smith 的结婚证明”。
• 翻译人员信息、签名和日期： 如果没有翻译人员的全名、签名、实际地址和签名日期，信函就不完整。

这种结构为 USCIS 官员提供了验证翻译真实性和如有疑问时跟进所需的一切。任何有价值的专业翻译服务都会自动包含这一点。例如，当您获取文件以供官方使用认证时，合规的认证信函始终是套餐的一部分。

可供使用的认证样本

为了消除所有猜测，这里有一个经过实战检验的模板，它符合 USCIS 的所有要求。语言直接，包含所有必要的组成部分，并且不留任何误解的空间。

翻译人员认证

我，[翻译人员全名]，兹证明我精通英语和[源语言]语言，并且上述文件是所附标题为“[原始文件标题]”的文件的真实、准确和完整的翻译。

签名：_____________________________

打印姓名：[翻译人员全名]

地址：[翻译人员详细街道地址]

日期：[月/日/年]

这种格式简洁有效。它明确涵盖了 USCIS 要求的能力、准确性和所有识别细节。

需要避免的常见错误

即使有完美的模板，小错误也可能让您陷入困境。我见过最常见的错误很简单，但危害极大。

忘记在信函上亲笔签名是官员立即发现的危险信号。另一个经典的错误是使用模糊的语言，例如“我相信这个翻译相当准确”。它必须是一个明确、自信的声明。

缺少日期是另一个常见的陷阱；日期确认了认证的确切时间。最后，确保翻译人员的全名清晰地打印在签名下方——潦草的签名通常难以辨认。在您邮寄包裹之前花 60 秒仔细检查这些小细节，可以避免日后的大麻烦。

按照 USCIS 标准格式化您的文件

在为 USCIS 翻译文件时，您看到的内容和您阅读的内容一样重要。从 USCIS 官员审查您案件的角度考虑。他们正在并排查看您的原始文件及其英文翻译。如果布局大相径庭，他们就不得不费力寻找正确的信息，这是您最不希望发生的事情。

黄金法则是：您的翻译文件应该是原始文件的视觉镜像。 匹配度越高，官员就越容易进行快速的逐行比较。这个简单的步骤使他们的工作更轻松，并对您的整个申请产生良好影响。

为什么视觉一致性是关键

清晰、平行的布局不仅仅是为了看起来专业；它是为了建立信任。当列、标题和关键数据点完美对齐时，它会向官员发出明确信号，表明翻译是原始文件的忠实完整版本。它大声疾呼可信度。

另一方面，杂乱或格式不佳的翻译可能会立即引起警觉。这可能表明工作仓促、不完整，或者不是真正的逐字翻译。这是补件通知 (RFE) 的一个非常常见的原因，补件通知可能会使您的案件暂停数月。

下图准确展示了这种平行格式在实践中的样子。

如您所见，专业服务可确保即使是复杂文档的结构也能完美复制，使审阅者能够顺利直接地进行比较。

如何处理印章、封条和其他视觉元素

官方文件很少只是文本。它们上面布满了印章、封条、签名，有时甚至还有手写笔记或水印。所有这些元素都必须在翻译中加以说明。简单地忽略它们意味着您的翻译不完整。

公认的行业标准是使用方括号来描述这些非文本组成部分。这向 USCIS 官员表明您已确认原始页面上的每个标记。

以下是如何记录这些元素的快速指南：

• 签名： 用 [Signature] 注明其存在。
• 封条或印章： 描述性地说明，例如 [内政部官方印章] 或简单地 [印章]。
• 手写笔记： 如果您无法阅读笔记，只需写 [难以辨认的手写]。
• 徽标或标志： 描述它们，例如 [巴塞罗那大学徽标]。

这种细节程度绝对至关重要。以这种精确度对待您的 USCIS 文件类似于合同管理最佳实践中概述的严谨性，其中准确性和合规性至关重要。

保持布局不变的实用技巧

获得镜像布局可能很棘手，尤其是对于学术成绩单或法律协议等密集文档。最有效的方法之一是在文字处理器中使用表格来重新创建原始结构。

例如，如果您的出生证明有一列用于字段名称（如“Nombre”）和另一列用于信息（“Maria”），那么您的翻译文件必须具有完全相同的两列格式。

一个真实世界的例子： 我曾经见过一个案例，申请人提交了一份翻译的银行对账单，但所有交易都列在一个长段落中，而不是原始表格格式。USCIS 发出了 RFE，因为官员无法轻松匹配存款和取款。申请人不得不支付一份全新的、格式正确的翻译费用，这使他们的案件延迟了两个多月。

这就是现代工具可以成为救星的地方。它们旨在分析原始文件的结构，无论是 PDF 还是 DOCX，并自动在最终翻译中保留该布局。这不仅为您节省了大量时间，而且几乎消除了人为格式错误的风险，确保您的提交文件清晰、专业，并准备好进行顺利审查。

导致延误的常见翻译错误

当您尝试为 USCIS 翻译文件时，即使是最小的疏忽也可能造成巨大的障碍。一个看似无害的错误很容易触发补件通知 (RFE)，从而暂停您的整个申请，并为您的时间表增加数月的紧张等待。

了解常见的陷阱是避免它们的最佳方法。

我看到的最常见和最频繁的错误之一是人们为了省几块钱而向双语朋友或家人寻求帮助。虽然他们的意图是好的，但这绝对是个糟糕的主意。USCIS 可能会将亲属的翻译视为带有偏见的，这会立即损害其可信度。

这不仅仅是潜在的利益冲突。专业翻译人员经过培训，能够处理官方文件的特定细微差别——这种技能是随便说说的普通人，无论多么流利，几乎都不具备的。补件通知 (RFE) 或直接拒绝的风险太高，不值得走这个捷径。

“足够好”的翻译神话

另一个关键错误是提交部分翻译。有些人认为 USCIS 只关心出生证明或文凭上的主要文本字段。这完全是错误的。该机构要求完整、逐字逐句地翻译页面上的所有内容。

这意味着所有内容。我们指的是：

• 印章和封条： 所有官方标记都必须注明，通常带有描述，例如 [利马市官方印章]。
• 签名： 即使是难以辨认的签名也必须注明，通常用 [签名]。
• 空白处注释： 任何手写笔记，无论多么微小，都必须翻译或注明为 [难以辨认的文本]。
• 页眉和页脚： 样板文本与主要内容同样重要。

如果您遗漏了这些细节，USCIS 官员将认为翻译不完整，他们会毫不犹豫地将其退回。依赖 Google Translate 等免费在线工具也是如此。虽然这些工具对于快速电子邮件很有用，但它们并非旨在生成 USCIS 所要求的字面、认证翻译。使用它们是导致您的文件被拒绝的万无一失的方法。

真实案例： 一位婚姻绿卡申请人使用在线工具翻译配偶的出生证明。该软件完全忽略了政府印章内的文本，并错误地解释了一个手写日期。USCIS 因翻译不完整而发出了 RFE，导致他们的案件延误了三个月，并给这对夫妇带来了巨大的压力。

导致重大麻烦的不一致和微小错误

细微的错误通常是最危险的，因为它们很容易被忽略。最常见的问题之一是姓名拼写不一致。一个姓名在不同的文件中可能音译略有不同，这会立即给审查官员造成混淆和怀疑。例如，这个名字是“Aleksandr”还是“Alexander”？每一份文件都必须保持一致。

日期是另一个常见的陷阱。许多国家使用日/月/年格式，但 USCIS 采用美国标准月/日/年。简单地交换日和月可能会完全改变出生日期或结婚日期，从而对文件的真实性提出严重质疑。

这些小细节正是为什么一丝不苟、专业的方法是不可谈判的。如果您正在处理复杂的文件，了解翻译法律文件的基本原理会有所帮助。您可以查阅我们关于翻译法律文件的详细指南，了解更多所需的精确度。

这里的后果绝非微不足道。在 2024 财年，USCIS 拒绝了大约 47,496 份亲属移民绿卡申请和 13,485 份职业移民绿卡申请。不准确或不完整的翻译是导致 RFE 的主要原因，而 RFE 可能使该过程延长数月。避免这些常见错误不仅仅是为了遵守规则；更是为了保护您的时间线，并让您的申请获得顺利审查的最佳机会。

选择最佳翻译方法

为 USCIS 翻译文件时，您有几种不同的途径可供选择。正确的选择取决于您的预算、您需要翻译的速度以及您文件的具体性质。从一开始就做出正确的决定可以为您省去大量的压力和金钱。

您的主要选择是聘请自由翻译人员、通过传统翻译机构，或使用现代 AI 驱动的服务。每种方法都有其独特的优缺点，了解它们是顺利申请过程的关键。

例如，传统机构可能会通过多层审查给您最大的安心，但这种保证是有代价的——它们几乎总是最慢和最贵的。另一方面，AI 工具可以在几分钟内为标准出生证明生成一份完全符合要求的翻译，而且价格只是传统翻译的一小部分。

专业翻译人员和机构

聘请人工翻译人员，无论是自由职业者还是通过机构，都是经典途径。这些专业人员具备的专业知识对于手写、法律密集或充满文化细微差别的文件绝对至关重要。熟练的翻译人员不仅仅是转换单词；他们理解其背后的语境和意图。

选择机构通常会增加项目管理和质量控制层，这可以带来真正的安慰。但这种人工驱动的过程并非没有缺点。它通常很慢，周转时间可能从几天到几周不等，具体取决于他们的工作量和您文件的复杂性。

然后是成本。专业 USCIS 认证翻译通常每页费用在 20 到 50 美元之间。这个价格可能会根据文件而迅速上涨。简单的出生和结婚证明通常在每页 25-45 美元的范围内，而更复杂的学术成绩单很容易花费 30-60 美元。需要快速？预计会支付加急费，这可能会额外增加 20-50 美元。您可以在 circletranslations.com 上找到有关这些翻译服务成本的更多详细信息。

以下情况是您的最佳选择：

• 您的文件复杂、细致入微或手写难以辨认。
• 您的预算或截止日期不受限制。
• 您只是对传统的、亲力亲为的服务感到更自在。

AI 驱动的翻译服务

对于 USCIS 所需的大多数标准、打字文件——例如出生证明、护照、文凭和银行对账单——AI 驱动的服务彻底改变了游戏规则。这些平台从一开始就旨在实现速度、可负担性，最重要的是，符合 USCIS 规定。

像 DocuGlot 这样的服务利用复杂的 AI 在几分钟内（而不是几天）生成准确的逐字翻译。它们最大的优势之一是自动保留原始文档的布局和格式。这是 USCIS 不可妥协的要求，手动完成时非常繁琐且容易出错。

关键要点： AI 优先方法对于 USCIS 文件的真正价值在于速度、低成本和完美的格式保留这三者的强大结合。对于简单文件，它极大地减少了流程中的摩擦。

话虽如此，了解它们的局限性至关重要。虽然最好的 AI 模型功能非常强大，但它们不适用于高度敏感的法律合同或凌乱的手写文件，在这些情况下，人类的判断是不可替代的。在这些特殊情况下，对 AI 的输出进行最终人工审查是明智之举。

USCIS 翻译选项比较

为了使决策更清晰，让我们并排比较这些不同的翻译方法在移民文件处理中的表现。

特点	自由译者	传统机构	AI 服务 (DocuGlot)
典型费用	每页 20 - 40 美元	每页 30 - 60+ 美元	每页约 1 美元
周转时间	2-5 天	3-10+ 天	几分钟
USCIS 认证	是（由译者提供）	是（由机构提供）	是（即时生成）
格式保留	手动（耗时）	手动（服务的一部分）	自动且即时
最适合	复杂或手写文件	大批量企业需求	标准、打字文件
人工审查	包含	包含（多级别）	可选附加服务

这张表格显示没有单一的“最佳”选项——一切都取决于您正在翻译什么以及您的优先事项是什么。

为您的具体情况做出正确选择

那么，您如何决定？这实际上取决于您提交的文件。如果您有一叠打印清晰的标准表格，如驾驶执照或结婚证明，AI 驱动的服务提供了无与伦比的速度、准确性和可负担性的结合。您将几乎立即获得符合 USCIS 要求的认证翻译，而无需支付高昂的价格。

但如果您正在处理一份有 100 年历史的手写家族账本或一份充满术语的复杂法律合同，那么经验丰富的人工翻译人员的专业知识非常值得投资。他们解读棘手手写和驾驭微妙法律含义的能力提供了 AI 尚无法完全匹配的安全级别。

最终，您的目标很简单：提交一份准确、完整且经过适当认证的翻译。通过权衡这些选项与您的具体文件和需求，您可以自信地选择最有效的方式来准备您的 USCIS 申请包以供提交。

解答您关于 USCIS 翻译的最终问题

即使准备得再充分，处理 USCIS 文件时似乎总会出现一些令人烦恼的问题。想要仔细核对小细节是完全正常的——毕竟，做对了可以避免令人沮丧的延误。

让我们澄清申请人提出的一些最常见问题，以便您能够充满信心地继续前进。

我可以自己翻译我的文件吗？

这是一个肯定的“不行”。无论您多么流利，USCIS 都不会接受自我翻译。请朋友或家人帮忙也是如此。

从他们的角度考虑：他们需要一个客观、公正的第三方来证明翻译的准确性。例如，当您翻译自己的出生证明时，您对结果有直接的个人利益。USCIS 将此视为利益冲突，并要求与您的申请没有个人联系的人提供正式认证。此规则确保了他们审查文件的完整性和公正性。

翻译需要公证吗？

这是最大的混淆点之一，但答案很简单：公证不是 USCIS 的要求。

公证人的印章只验证签署文件的人的身份；它与翻译本身的质量或准确性无关。USCIS 真正关心的是翻译人员的签名认证声明。这封信是他们对翻译完整准确以及他们有能力执行这项工作的承诺。

虽然添加公证印章不会损害您的申请，但这是一个不必要的步骤和额外费用。您最好花时间确保您的翻译人员提供了一份强有力的认证信函。

底线： 重要的不是公证人的印章，而是可靠的翻译人员认证。那份签名声明是满足 USCIS 要求的关键。

如果我的原始文件有错别字或错误怎么办？

这是一个很好的问题。专业翻译人员的职责是创建源文件的完整准确反映——包括所有瑕疵。这意味着如果您的原始出生证明拼错了姓名或日期有误，英文翻译必须显示相同的错误。

翻译人员不应“纠正”或解释原文。他们的工作是翻译，而不是编辑。

如果文件的一部分是手写且完全无法辨认，标准做法是在翻译中用方括号注释注明，例如 “[illegible]”。如果您在您的官方文件中发现重大错误，正确的做法是在获得翻译之前从签发机构获得更正版本。

我应该发送我的原始文件还是副本？

无论您做什么，切勿向 USCIS 发送原始文件，除非他们通过正式的补件通知 (RFE) 明确要求。您很可能再也看不到它们了，丢失原始出生证明或结婚证可能会造成巨大的麻烦。

正确的流程如下：

• 制作一份清晰、高质量的原始外语文件复印件。
• 将此复印件连同其认证英文翻译件一起提交。

这使得 USCIS 官员可以轻松地并排比较这两个文件。将您的原始文件妥善保管。这种简单的做法可以确保您的重要记录安全，并完美符合 USCIS 的提交指南。

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